Política de Tratamiento de Datos Personales SERVICIOS BOLIVAR  S.A

Versión Marzo 2024

1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento a las disposiciones constitucionales y legales consagradas en el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás normas que regulen la protección de datos, SERVICIOS BOLÍVAR S.A. Nit. 900311092 (en adelante LA COMPAÑÍA), con dirección y domicilio principal  en la Avenida el Dorado No. 68B 31 Bogotá - Colombia, teléfono: 6013905331, página web: www.serviciosbolivar.com, correo electrónico: datospersonales@serviciosbolivar.com, y teniendo en cuenta que en el desarrollo de su objeto social a través de sus marcas, plataformas, aplicaciones y activos digitales recolecta y administra datos personales de sus diferentes grupos de interés, en su calidad de responsable del tratamiento reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información que trata,  por lo que ha adoptado y pone a disposición la presente Política.

2. OBJETO 

La presente política está dirigida a desarrollar el derecho constitucional al Hábeas Data que tienen todas las personas sobre las cuales LA COMPAÑÍA haga Tratamiento de información de carácter personal. El alcance del Tratamiento está delimitado por las finalidades que han sido informadas y autorizadas por el Titular. 

De igual manera, se describen los lineamientos que ha definido con el fin de  proteger los Datos Personales de los Titulares con los cuales se relaciona,  las finalidades de tratamiento de la información, el responsable de atender las quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben tener en cuenta para que los titulares puedan ejercer su derecho a conocer actualizar, rectificar y suprimir la información, así como los canales a través de los cuales pueden ejercerlos.

3. APLICACIÓN Y ALCANCE 

La política se aplica a las bases de datos y archivos físicos y digitales que contengan datos personales y que estén bajo la administración de LA COMPAÑÍA o que puedan ser conocidas por ésta en virtud de las relaciones comerciales con otras entidades del Grupo Bolívar o por relaciones desarrolladas mediante alianzas comerciales, convenios o eventos publicitarios. En el primer caso LA COMPAÑÍA actúa como responsable; en los demás pueden tener calidad de encargado o de responsable, dependiendo de si reciben la información de un tercero o si ellas mismas la obtienen. 

La política aplica cuando el tratamiento de los datos se dé en territorio colombiano. En aquellos casos en que el tratamiento suponga la participación de un encargado no establecido en Colombia, se buscará que sus estándares y políticas permitan cumplir al responsable con los deberes fundamentales que tiene bajo el marco legal colombiano. Si se trata de un responsable, el tratamiento solamente podrá darse si se han cumplido los presupuestos establecidos en la normatividad colombiana.

La presente Política, está dirigida a nuestros clientes y usuarios, candidatos, empleados, exempleados, proveedores, aliados, accionistas y en general, los grupos de interés sobre los cuales LA COMPAÑÍA realiza tratamiento de información personal.

Todos los funcionarios de nuestra COMPAÑÍA deben cumplir esta política. LA COMPAÑÍA adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación que requieran para que las áreas con mayor nivel de interacción con la administración de datos personales conozcan la ley y las disposiciones adoptadas por nosotros para asegurar su cumplimiento.

Asimismo, a nuestros aliados, proveedores y contratistas que en desarrollo de su labor tengan acceso a datos personales de Titulares, que sean administrados por LA COMPAÑÍA, se les exige el cumplimiento de la ley y de esta política.

4. DEFINICIONES 

Para el entendimiento y claridad de esta política por parte de los Titulares, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones de la Ley General y de la Ley especial:

5. PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo de su gestión como Responsable del Tratamiento, LA COMPAÑÍA  aplicará los siguientes principios específicos, los cuales constituyen las reglas básicas a seguir en la recolección, manejo, uso, Tratamiento, almacenamiento y legítima circulación, de Datos Personales: 

1. Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos

El tratamiento a que se refiere esta ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

2. Principio de finalidad

El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley y debe ser informada al Titular.

3. Principio de libertad

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no pueden ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

4. Principio de veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error 

5. Principio de transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6. Principio de acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones  de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo puede estar a cargo de personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en esta ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no pueden estar disponibles en internet ni en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley General.

7. Principio de seguridad

La información sujeta a tratamiento por parte del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento se debe manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Principio de confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley General y en los términos de ésta.

9. Necesidad y proporcionalidad

Los datos personales registrados en una base de datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de la finalidad del tratamiento, la cual debe ser comunicada al Titular. Deben ser adecuados, pertinentes y acordes con esa finalidad.

10. Temporalidad o caducidad

El periodo de conservación de los datos personales será el necesario que permita alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

6. TRATAMIENTO 

En SERVICIOS BOLÍVAR S.A. tratamos sus Datos Personales en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, velando por su correcto uso con el fin de facilitar la prestación de los servicios y/o productos ofrecidos, así como de las relaciones contractuales establecidas, y poder ofrecerle a nuestros Grupos de interés la mejor experiencia en la interacción con nuestros productos y servicios. 

1. Tratamiento de datos sensibles

En desarrollo de las actividades normales de LA COMPAÑÍA, es posible que se requiera realizar el tratamiento de información personal de carácter sensible, en cuyo caso LA COMPAÑÍA le informará a los titulares cuando corresponda, que el suministro de información  relacionada con datos de naturaleza sensible es facultativo.

LA COMPAÑÍA pone a disposición de sus clientes y usuarios diferentes marcas, plataformas tecnológicas y/o aplicaciones móviles,  a través de las cuales pueden acceder a información acerca de los productos y/o servicios contratados y a distintas funcionalidades adicionales y complementarias que defina LA COMPAÑÍA acordes a su vinculación y relacionamiento con estos. Teniendo en cuenta que ciertas funcionalidades de las Aplicaciones y/o Plataformas tecnológicas pueden requerir que los usuarios proporcionen datos personales que pueden ser considerados de carácter  sensible, tales como: estado de salud, estilo de vida, hábitos, valores y antecedentes médicos, estado de ánimo, fotografías o imágenes en las que el Titular aparezca, ubicación, geolocalización, georeferenciación y/o bluetooth; Cuando haya lugar a dicho Tratamiento, LA COMPAÑÍA deberá cumplir con las obligaciones expresadas previamente. Así mismo, ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales Sensibles. Si éste no desea hacerlo y los datos corresponden o se requieren para acceder a las facilidades o servicios de las Apps o plataformas digitales, se entenderá que el Titular que manifiesta su negativa no está dispuesto a suscribirse y en consecuencia no se conservará ningún dato de éste.

2. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

LA COMPAÑÍA realizará el Tratamiento de los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes atendiendo al interés superior de los mismos y procurando el respeto a sus derechos prevalentes. Cuanto se trate de información de menores de edad, LA COMPAÑÍA velará porque ésta sea la pertinente y adecuada para el desarrollo de las finalidades descritas en esta política y autorizadas por su representante legal, sin perjuicio de que el menor ejerza su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

7. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

A continuación, se señalan las principales finalidades con las que LA COMPAÑÍA  realiza el tratamiento de la información personal:

1. Finalidades generales previstas para los datos obtenidos de los Clientes y/o Usuarios del servicio

1. Permitir el uso y acceso a las diferentes plataformas, aplicaciones, canales virtuales y digitales de LA COMPAÑÍA y sus diferentes ecosistemas.

2. Enviar comunicaciones o mensajes relacionados con el uso de las diferentes plataformas, aplicaciones, canales virtuales y digitales y los productos y/o servicios que adquiero en las mismas. 

3. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad profesional y financiera y al comportamiento comercial del titular de los datos, lo cual incluye consultar en fuentes públicas y privadas que actúen de manera legítima y validar las referencias personales y comerciales. Este fin puede implicar obtener información biométrica como imágenes, voz, reconocimiento facial y firma digital. Los datos aquí referidos se consideran sensibles y en tal razón se le informa al titular que su respuesta es facultativa, al tiempo que se le indica que por la naturaleza de los servicios se hacen indispensables.

4. Acceder, publicar y/o recibir los servicios ofrecidos por LA COMPAÑÍA y/o aliados con los que se tenga convenio, lo cual implica tratar datos de ubicación, georeferenciación, contacto, toma de imágenes, información relacionada con el servicio, dentro de la cual puede haber datos de menores de edad y datos sensibles y en tal razón se le informa al titular que su respuesta es facultativa, al tiempo que se le indica que por la naturaleza de los servicios se hacen indispensables. No obstante, LA COMPAÑÍA aclara que, si se requieren para la efectiva prestación del servicio, y no se proveen, no se podrían prestar los servicios a los usuarios.

5. Informar y comunicar la disponibilidad de los productos y servicios, horarios, puntos de atención, políticas de cancelación, y demás información relacionada con los mismos.

6. Desarrollar las actividades propias de los contratos celebrados y/o servicios contratados, entre ellas el envío de información relevante para su vinculación, ejecución y terminación.

7. Realizar seguimiento a la prestación y venta de productos y/o servicios adquiridos en las plataformas, Apps o ecosistemas digitales.

8. Facilitar o tramitar el pago de los servicios que generan cobro, reportar los pagos realizados por los Clientes y/o Usuarios y llevar registros contables.  Así como reportar los pagos realizados por los Clientes y/o Usuarios derivados de la prestación del servicio a través de las plataformas.

9. Conocer la experiencia del servicio, los gustos y preferencias de los usuarios a través de encuestas y/o estudios de investigación, para así complementar la oferta de valor o desarrollar productos y/o servicios que atiendan a sus necesidades.

10. Comunicar o publicar las opiniones y valoraciones del servicio que hayan sido efectuadas por parte de los Usuarios, para lo cual se podrá utilizar información que los identifique en su perfil.

11. Contactar, enviar y/o suministrar información sobre los productos y servicios que ofrece y/o el lanzamiento de nuevas ofertas de valor, los eventos que programe LA COMPAÑÍA, así como sus novedades, promociones, y publicidad mediante el uso de de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, mensajes cortos de texto (SMS), mensajes de multimedia (MMS), redes sociales, aplicaciones móviles (Apps) o medios similares que habilite LA COMPAÑÍA.

12. Desarrollar alianzas con terceros para el ofrecimiento de beneficios que permitan enriquecer su oferta, preservando la confidencialidad de los Datos Sensibles, por lo cual solamente se compartirán para este fin los datos de gustos, preferencias y datos de contacto necesarios.

13. Transferir o transmitir los datos personales dentro o fuera del país a terceros con los cuales LA COMPAÑÍA haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregarlos para el cumplimiento del objeto social y/o contractual.

14. Realizar actividades de analítica, procesamiento, investigación y análisis estadístico, con el fin de identificar,  generar conocimientos encaminados a mejorar los productos y/o servicios ofrecidos, actuales o futuros, así como mi experiencia de usuario y/o cliente; y a la identificación, ofrecimiento y/o desarrollo de posibles ofertas de valor, bienes, productos y/o servicios del portafolio que podrían adecuarse a mis necesidades. Entiendo que dichas actividades comprenden igualmente la generación de datos inferidos, que corresponden a aquellos obtenidos a partir del procesamiento analítico de mis datos personales, mis interacciones con los diferentes canales de LA COMPAÑÍA, hábitos, preferencias,  tendencias  y comportamientos como usuario y/o cliente.

15. Compartir los datos personales y los datos inferidos que corresponden a aquellos obtenidos a partir del procesamiento analítico de los datos personales, las interacciones con los diferentes canales de LA COMPAÑÍA, hábitos, preferencias, tendencias y comportamientos como usuario y/o cliente, con las demás entidades del Grupo Empresarial Bolívar cuya matriz es GRUPO BOLÍVAR S.A., las cuales están listadas en la página web www.grupobolivar.com.co y son actualizadas periódicamente, a efecto que dichas empresas utilicen esta información para adelantar actividades de analítica, procesamiento, investigación, análisis estadístico y puedan realizar el tratamiento de esta información y/o contactar mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, mensajes cortos de texto (SMS), mensajes de multimedia (MMS), redes sociales, aplicaciones móviles (Apps) o medios similares que habilite LA COMPAÑÍA, para realizar campañas comerciales, publicitarias, marketing, ofrecimiento de ofertas de valor, bienes, productos y/o servicios.

16. Compartir los datos personales y los datos inferidos que corresponden a aquellos obtenidos a partir del procesamiento analítico de los datos personales, las interacciones con los diferentes canales de LA COMPAÑÍA, hábitos, preferencias, tendencias y comportamientos como usuario y/o cliente, con los aliados comerciales y estratégicos, los cuales serán comunicados por las Compañías del Grupo Bolívar, a efecto de que dichos aliados utilicen esta información para adelantar actividades de analítica, procesamiento, investigación, análisis estadístico y puedan realizar el tratamiento de esta información y/o me contacten mediante el uso de correo electrónico, correo postal, teléfono fijo, celular, mensajes cortos de texto (SMS), mensajes de multimedia (MMS), redes sociales, aplicaciones móviles (Apps) o medios similares que habilite LA COMPAÑÍA, para realizar campañas comerciales, publicitarias, marketing, ofrecimiento de ofertas de valor, bienes, productos y/o servicios. 

17. Identificar, recolectar y asociar a los datos, información sobre preferencias de navegación del titular en sus sitios web, plataformas y/o aplicaciones móviles, así como datos de georreferenciación o y/o ubicación específica que generen dispositivos móviles, para mejorar la experiencia del cliente y/o usuario.

18. Personalizar la experiencia de los Usuarios del servicio, identificando sus preferencias y búsquedas a través de la recolección de cookies en sus páginas web y aplicaciones.  Los Usuarios del servicio tendrán la libertad de borrar el historial de cookies en cualquier momento.

19. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de LA COMPAÑÍA.

20. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, que sean comunicadas a los Titulares al momento de la recolección de los Datos Personales y autorizadas por éstos.

1. Finalidades específicas previstas para los usuarios del Servicio en DoctorAkí 

LA COMPAÑÍA recibe en calidad de Responsable, información o datos personales tales como: nombre, identificación, dirección física, dirección de correo electrónico, números de teléfono, información financiera, entre otros. Igualmente en calidad de Encargado de los Usuarios del servicio (rol de Profesional de la Salud Independiente) que se vinculan a la plataforma para ofrecer sus servicios o productos, podrá tener acceso a Datos Sensibles referidos al agendamiento de citas por especialista, diagnósticos, exámenes, incapacidades, historia clínica entre otros, respecto de sus clientes. 

1. Servir como buscador de servicios de salud y profesionales de la salud disponibles en DoctorAkí. 

2. Informar sobre la disponibilidad de la agenda del profesional de la salud y/o selección de fechas y horas de citas disponibles. 

3. Facilitar el agendamiento, reagendamiento y/o cancelación de citas, de acuerdo con las especialidades médicas y fechas disponibles en  DoctorAkí.

4. Implementar funcionalidades de consulta de información por parte de los Usuarios del Servicio en relación con los servicios de salud agendados, historia clínica, profesionales de la salud favoritos y familiares vinculados en DoctorAkí.

5. Almacenar Datos Sensibles referidos a historia clínica, diagnósticos y exámenes practicados, con el fin de facilitar el uso por parte del Titular cuando deba realizar una consulta con un médico diferente a los vinculados específicamente con DoctorAkí y pueda remitirle digitalmente la información. Esta información es almacenada por LA COMPAÑÍA en calidad de Encargado de los datos. 

6. Permitir la valoración y tramitar los comentarios de los Usuarios sobre los servicios de salud coordinados a través de DoctorAkí.

2. Finalidades específicas previstas para los profesionales Médicos registrados en DoctorAkí 

1. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad y comportamiento profesional.

2. Informar acerca del perfil profesional, incluyendo su imagen, la disponibilidad de sus productos y servicios dentro de la plataforma digital. 

3. Conocer la valoración y comentarios de los servicios coordinados a través de las plataformas digitales.

3. Finalidades específicas previstas para Administradores y residentes de la línea  Conjuntos 

Para el caso de la sección Conjuntos,  LA COMPAÑÍA recibe en calidad de responsable, información de los administradores de las copropiedades como nombre, identificación y datos de contacto corporativo. 

Así mismo, LA COMPAÑÍA en virtud del desarrollo de las finalidades, podrá almacenar datos de personas naturales que residen o hacen uso de las unidades privadas que conforman la copropiedad, datos de visitantes recurrentes autorizados, contactos de emergencia  y datos de menores de edad, con la única finalidad de almacenamiento en la plataforma en nombre de la Copropiedad y en la calidad de encargado de dicho Tratamiento y no los utilizará para ningún otro fin.  

Una vez el residente decida voluntariamente registrarse en la plataforma y otorgar su consentimiento, LA COMPAÑÍA tratará los datos de éstos para las finalidades que expresamente le sean autorizadas.

4. Finalidades específicas previstas para Usuarios Ciencuadras 

LA COMPAÑÍA propietaria del portal www.ciencuadras.com su aplicación móvil, o cualquier otro mecanismo desarrollado por ésta, busca brindar al usuario un espacio digital de información de servicios inmobiliarios para buscar y publicar inmuebles, conocer servicios relacionados con una transacción inmobiliaria e interactuar con otros usuarios y relacionados, alrededor del sector inmobiliario el cual sirva de acercamiento entre un usuario registrados que ofrezca bienes inmuebles para arriendo o venta, ya sea en calidad de propietario o de intermediario o corredor.

5. Finalidades específicas previstas para usuarios de la plataforma Bolívar Conmigo 

Bolívar Conmigo es una aplicación móvil que busca principalmente promover el bienestar y los hábitos saludables en las personas que se registren y hagan uso de la misma. Esta aplicación es promovida en conjunto con otras compañías del Grupo Bolívar, entre ellas COMPAÑÍA DE SEGUROS BOLÍVAR S.A. Y SEGUROS COMERCIALES BOLÍVAR S.A. (en adelante Seguros Bolívar) quienes también tendrán la calidad de Responsables del tratamiento de los datos de los titulares que siendo sus clientes, se registren como usuarios y hagan uso de la aplicación, a través de la cual podrán acceder a información y a las funcionalidades adicionales que defina Seguros Bolívar acordes a su vinculación y relacionamiento con estos.

La política de tratamiento de datos personales adoptada por LA COMPAÑÍA, y sus correspondientes finalidades para el tratamiento de los datos personales descritos en este manual,  aplican a todos los clientes y/o usuarios del servicio. Adicionalmente, se detallan algunos aspectos específicos sobre las finalidades del tratamiento de la aplicación Bolívar Conmigo, tales como:

1. Realizar el registro  y permitir el acceso a la Aplicación y a las funcionalidades que estén disponibles para el tipo de perfil de Usuario.

2. Conocer su ubicación, así como sus desplazamientos con el fin de llevar el registro de las actividades físicas que usted seleccione en la Aplicación a través de las funcionalidades de geolocalización y/o bluetooth del dispositivo móvil o cualquier otro tipo de dispositivo del Usuario.

3. Llevar registro de la actividad física y generar los indicadores de salud una vez se hayan proporcionado los datos adicionales  relacionados con la salud, los cuales son de naturaleza sensible y en tal razón se le informa que su respuesta es voluntaria, al tiempo que se le indica que por el tipo de servicios allí ofrecidos son indispensables. 

4. Gestionar  programas de promoción y prevención de los riesgos en salud para alcanzar los propósitos establecidos en la Aplicación. En ningún caso se reemplaza el concepto de un profesional de la salud.

5. Sugerir actividades, productos, servicios o retos que puedan ser de su interés de acuerdo con su comportamiento en la Aplicación.

En relación con los datos sensibles recolectados a través de la aplicación Bolívar Conmigo, la Autorización de Uso y Tratamiento de Datos Personales para Vinculación a la Aplicación, y teniendo en cuenta ciertas funcionalidades de la misma, se requiere que el usuario proporcione datos personales que son considerados sensibles, es así como LA COMPAÑÍA trata la información de los usuarios en los siguientes términos: 

1. Datos sensibles que recolecta la Aplicación: 

Estado de salud, estilo de vida, hábitos, valores corporales como talla, peso y medidas, valores médicos, antecedentes médicos, estado de ánimo, fotografías o imágenes en las que el Titular aparezca, ubicación y/o geolocalización. Igualmente, en la medida en que el Titular lo permita, la Aplicación podrá tener acceso a datos generados y/o recolectados a través de dispositivos móviles y/o electrónicos  que el Titular decida voluntariamente conectar con la Aplicación, tales como: relojes inteligentes, aparatos de monitorización de ejercicio, gorras, ropa, gafas, joyas y/o audífonos inteligentes, medios similares creados o por crearse.

2. Uso de los datos personales sensibles: 

Los datos personales sensibles proporcionados de manera voluntaria por el Titular son necesarios y utilizados para: (i) Calcular el indicador de salud; (ii) hacer recomendaciones en cuanto a hábitos saludables que en ningún momento reemplazan el concepto de un profesional de la salud; (iii) recomendar ejercicios que podrán ser realizados por el Titular bajo su propia responsabilidad; (iv) tener acceso a sus dispositivos móviles o dispositivos electrónicos que tengan posibilidad de georreferenciación; (v) ofrecer bienes o servicios que pueden ser de interés del Titular según las necesidades que este indique; (vi) recolectar información que permita determinar la ubicación física general del dispositivo, con miras a facilitar o permitir la prestación de un servicio, por ejemplo, para realizar georreferenciación.

Por su parte, el tratamiento de los datos que realicen COMPAÑÍA DE SEGUROS BOLÍVAR S.A. Y SEGUROS COMERCIALES BOLÍVAR S.A. se hará conforme a sus propias políticas las cuales se encuentran publicadas en https://www.segurosbolivar.com/politicas-de-privacidad.

6. Finalidades específicas previstas para usuarios de la marca Asistencia Bolívar 

Asistencia Bolívar presta sus servicios en diferentes líneas de negocio como complemento de la oferta de valor de los productos de las compañías del Grupo Bolívar, con el propósito de diferenciarlos de manera positiva en el mercado.  Así como a clientes que requieran servicios asistenciales en las líneas de negocio que ofrece LA COMPAÑÍA.

Las políticas de tratamiento de datos personales adoptadas por LA COMPAÑÍA, y sus correspondientes finalidades para el tratamiento de los datos personales descritos en esta política,  aplican a todos los clientes y/o usuarios del servicio. Adicionalmente, en este punto se detallan algunos aspectos específicos sobre las finalidades del tratamiento de Asistencia Bolívar. 

Finalidades Específicas

1. Las referidas a la prestación de los servicios de asistencia de manera oportuna y eficiente, lo cual conlleva tratar datos de ubicación, contacto, toma de imágenes o videos, información relacionada con el suceso presentado, dentro de la cual puede haber datos de menores de edad y datos sensibles.

2. Respecto a los datos sensibles, el Titular entiende que es facultativo autorizar su tratamiento. No obstante, LA COMPAÑÍA aclara que, si se requieren para la efectiva prestación del servicio, y no se proveen, no se podrían prestar los servicios a los usuarios.

3. Enviar comunicaciones o mensajes relacionados con la prestación de los servicios de asistencia 

4. Para el desarrollo de todas las actividades y gestiones administrativas propias del servicio de asistencia. 

2. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los candidatos, empleados y ex empleados 

En relación con los candidatos: 

1. La información de la hoja de vida de los candidatos servirá para que LA COMPAÑÍA los evalúen y se forme una opinión sobre las calidades de la persona. Así como para adelantar todo el proceso de selección, lo que incluye práctica de pruebas y demás requisitos establecidos para poder ser vinculado.

2. La información recolectada durante el proceso servirá para validar si la persona cumple con los requisitos establecidos por LA COMPAÑÍA para ser vinculado.

3. Los datos de contacto se utilizarán para comunicarle los avances del proceso.

4. En aquellos casos en que el candidato no resulte elegido se le informará oportunamente y la información permanecerá en las bases de datos de candidatos y podrán ser considerados en futuros procesos. 

5. Así mismo, esta información podrá ser compartida con las demás empresas y entidades que integran el Grupo Bolívar buscando que el perfil del candidato sea conocido por éstas y tenga mayores posibilidades de ser vinculado a nivel de la organización.

En relación con los empleados: 

1. Desarrollar las relaciones laborales que existan con éstos durante su vinculación y de manera posterior a ello, si se requiere. 

2. Hacerles partícipes de las actividades de bienestar previstas por LA COMPAÑÍA, siendo posible que se deba solicitar información sensible o datos de menores de edad y de su grupo familiar, con el fin de hacerlos partícipes de los beneficios previstos debido a su vínculo con el empleado, invitarlos a actividades institucionales y cumplir con la normatividad en materia laboral. El suministro de la información sensible es de carácter facultativo; y la de los menores de edad solamente podrá ser suministrada por sus representantes legales atendiendo al interés superior del menor. 

3. Invitarlos a capacitaciones o eventos de la organización. 

4. Validar la información que ha suministrado para su vinculación. 

5. Control, seguimiento y cumplimiento de las obligaciones de LA COMPAÑÍA como empleador y de las obligaciones a cargo de los empleados. 

6. Establecer acciones para implementar garantías de seguridad, protección, bienestar, centro de trabajo, condiciones de salud, prevención de riesgos laborales, promoción y selección de empleados, control de exámenes médicos, estado de salud y condiciones del trabajador. 

7. Cumplir con el proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y de las bases de datos creadas con fines de gestión del recurso humano. 

8. Llevar un historial de los empleados para la expedición de certificaciones. 

9. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.

10. Conocer información personal con el ánimo de contactar a familiares en caso de emergencias que se presenten en el ejercicio de las labores desarrolladas por el empleado. 

11. Efectuar el control de cumplimiento de horario laboral, así como el control de ingreso a las instalaciones para manejo de seguridad de los bienes de LA COMPAÑÍA  y del personal, para lo cual se requieren los datos biométricos como imagen de los empleados (videovigilancia) y huella dactilar.

12. Adelantar las labores de monitoreo y auditoría de los equipos y dispositivos suministrados para el cumplimiento de sus funciones, así como del uso que hagan de las redes, plataformas y demás infraestructura física y tecnológica suministrada o puesta a su disposición por LA COMPAÑÍA. 

13. Realizar los registros contables, tributarios y demás requeridos por la ley. 

14. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de datos personales para su tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los mismos.

En relación con los Exempleados: 

15. Los datos de los exempleados se conservan con el fin de procurar el suministro de información a sus titulares, autoridades y entidades del sistema de seguridad social.

3. Finalidades previstas para los datos obtenidos de los proveedores personas naturales

La base de datos de proveedores busca tener información actualizada, sólida y suficiente acerca de las personas que tienen la calidad de proveedores o quisieran tenerla.

1. Conocer y hacer seguimiento a la idoneidad financiera y al comportamiento comercial de sus proveedores. En caso de ser vinculado, los datos se utilizan para el desarrollo de la relación comercial, entre ellas el envío de información relevante para celebrar el contrato, su ejecución y terminación lo cual incluye la finalidad de verificar el cumplimiento de las obligaciones establecidas, y por ende la localización, ubicación y contacto.  Así como, el de efectuar auditorías de servicio.

2. Informar acerca de las actividades, campañas o capacitaciones que puedan resultar de su interés y comunicar los protocolos de servicio de LA COMPAÑÍA.

3. Constatar y recibir adecuadamente los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los Titulares de la información sobre los asuntos que sean de su interés. 

4. Llevar registros contables. Así como, provisionar y efectuar el pago de los servicios prestados. 

5. Compartir la información de contacto con las empresas que integran el Grupo Empresarial Bolívar cuyo listado está disponible en la plataforma digital www.grupobolivar.com, opción "Nuestras Compañías" para validar las referencias, calidad, desempeño y para hacerlo partícipe de procesos de selección de proveedores por parte de éstas. 

6. Las demás finalidades que determine el Responsable en procesos de obtención de Datos personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los Datos personales y autorizadas por éstos.

4. Soporte Documental: 

La base de datos de soporte documental respalda el desarrollo de los procesos de LA COMPAÑÍA y la relación con clientes, proveedores y funcionarios.

5. Video-vigilancia: 

La información personal recolectada a través de las cámaras de videovigilancia de las personas que ingresan a las instalaciones de LA COMPAÑÍA tiene como propósito el control de acceso y la seguridad en las instalaciones y del personal que allí labora.

8. PERIODO DE VIGENCIA Y DURACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por LA COMPAÑÍA durante el término en el que el Titular de la información tenga vigente el producto, servicio, contrato o relación, más el término que establezca la ley, adicionalmente los datos se conservarán de acuerdo con los principios de necesidad y razonabilidad.

9. DERECHOS DEL TITULAR 

LA COMPAÑÍA garantiza y respeta los derechos que le asisten a los titulares conforme a la ley 1581 del 2012 los cuales se refieren a:

• Contar con canales establecidos para conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se puede ejercer frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA COMPAÑÍA, salvo cuando, de acuerdo con la ley, el tratamiento que se está realizando no lo requiera.

• Ser informado por LA COMPAÑÍA, previa solicitud efectuada a través de los canales dispuestos por ellas, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley General y sus decretos reglamentarios, una vez agotado el requisito de procedibilidad establecido en el Artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, “El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”.

• Revocar la autorización en los casos que no se enmarcan en la Ley Especial de Hábeas Data y en los que no se refieren a datos esenciales o propios del contrato.

• Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

• Acceder en forma gratuita, a través de los canales dispuestos por LA COMPAÑÍA, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10. PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

LA COMPAÑÍA ha designado un Oficial de Protección de Datos, quien es el responsable de velar por el cumplimiento de estas disposiciones, con comunicación directa con las áreas de Servicio, Seguridad, Operaciones y Jurídico, con el fin de garantizar que todos los aspectos queden debidamente recogidos y que los deberes que estipula la ley, se cumplan.

11. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES 

Consultas

Los Titulares o sus causahabientes pueden consultar de manera gratuita la información que de ellos reposa en las bases de datos de nuestra Compañía. Para solicitudes de consulta deben acreditar su identidad, así:

• Si la presentan mediante documento escrito, deben adjuntar copia del documento de identificación.

• Si la presentan a través del canal telefónico de atención al cliente, deben responder un cuestionario de validación de identidad.

• Si la presentan a través de la página web, deben diligenciar la información requerida.

Los causahabientes deben acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura que da apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad. 

Los apoderados deben presentar copia autenticada del poder y de su documento de identidad.

Una vez LA COMPAÑÍA recibe la solicitud de consulta de la información, revisan el registro individual correspondiente al nombre del Titular y al documento de identidad aportado; si encuentran alguna diferencia entre estos documentos lo informarán dentro de los siguientes 5 días hábiles a partir del recibo de la comunicación, con el fin de que el solicitante la aclare.

Si LA COMPAÑÍA encuentra conformidad en los documentos, dará su respuesta en un término máximo de 10 días hábiles.

Si LA COMPAÑÍA requiere un mayor tiempo para responder la consulta, lo informará al Titular o sus causahabientes y le darán su respuesta en un término que no excederá los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del término.

Peticiones, Quejas o Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos administrada por LA COMPAÑÍA debe ser corregida, actualizada o suprimida, o que advierten un incumplimiento por parte de éstas o de alguno de sus encargados, pueden presentar un reclamo ante LA COMPAÑÍA o el encargado, en los siguientes términos:

• El reclamo se formula ante LA COMPAÑÍA o el encargado del tratamiento, acompañado del documento que identifique al Titular, la descripción clara de los hechos que originan el reclamo, los documentos que pretenda hacer valer y la dirección donde desea recibir notificaciones (física o electrónica).

• Si el reclamo resulta incompleto se requerirá al interesado dentro de los 5 días hábiles siguientes a su recepción para que subsane la falla.

• Si transcurren 2 meses a partir de la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

• Si LA COMPAÑÍA o el encargado a quien se dirija la solicitud no puede o no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles, e informará al interesado.  

• Una vez recibido el reclamo completo, se debe incluir en la base de datos correspondiente la leyenda “Reclamo en trámite” y el motivo de éste, en un término máximo de 2 días hábiles.

• El término máximo para responder el reclamo es de 15 días hábiles. Si no es posible hacerlo en este término, se informará al interesado el motivo de la demora y la fecha en que se atenderá, que no podrá exceder de 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud de supresión de la información, la revocatoria de la Autorización o la solicitud de limitación del uso y divulgación de los Datos Personales procederán y tendrán lugar siempre y cuando no haya un deber legal o contractual que lo impida en los términos que las leyes aplicables dispongan.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El Titular, causahabiente o apoderado deberá agotar el anterior trámite de consulta o reclamo antes de dirigirse a la Superintendencia para formular una queja, conforme con lo señalado por el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

12. CANALES PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR

LA COMPAÑÍA ha dispuesto el siguiente canal de atención para garantizar el ejercicio de los derechos del Titular a conocer, actualizar, corregir y suprimir su información; esto último cuando no medie un deber legal o contractual que lo impida:

Todos los Titulares podrán ejercer sus derechos a través del siguiente canal: 

Correo Electrónico: datospersonales@serviciosbolivar.com

13. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA 

Esta versión de la Política de Tratamiento de Datos Personales entró en vigencia a partir de su publicación y su última actualización fue realizada y aprobada en el mes de marzo de 2024.